Les reunions formen part del dia a dia per a qualsevol empresa, sigui del sector que sigui o activitat professional. De reunions n’hi ha de molt productives, però, de vegades, n’hi ha d’altres en el que t’envaeix una sensació d’improductivitat o pèrdua de temps. No s’ha arribat a cap acord, hi havia tanta gent que les intervencions eren poques o masses o s’ha allargat innecessàriament.
Aprendre a fer reunions productives, i, alhora, agradables, és clau per millorar la gestió del temps, prendre bones decisions i mantenir motivat l’equip. Existeixen trucs perquè les reunions siguin així i des del SC Trade Center et revelem tècniques i consells pràctics per fer reunions eficients, útils i més agradables, tant si les fas a la teva oficina, en una sala de reunions externa o en format híbrid.
1. Defineix un objectiu clar abans de començar
Cada reunió ha de tenir un objectiu concret: informar, decidir, debatre, assignar tasques. Si no queda clar el “per a què”, la reunió difícilment serà efectiva. Anotar a la convocatòria l’ordre del dia de la reunió i que ha de portar cadascú ajuda a tothom a venir preparat i enfocat.
2. Convida només les persones necessàries
Massa participants poden fer perdre temps, generar dispersió i poca intervenció en els temes a tractar. Limita la reunió a les persones imprescindibles per a l’assumpte a tractar. Les altres poden rebre un resum posterior.
3. Controla el temps
Comença puntual i posa un límit de temps realista. Les reunions de 20 o 30 minuts són molt més efectives que les d’una hora. I si pots resoldre-ho amb un correu electrònic o una trucada ràpida, encara serà millor.
4. Crea un entorn agradable i còmode
L’ambient on es fa la reunió influeix directament en la seva qualitat. Una sala de reunions neta, lluminosa, amb bona connexió wifi, climatització i sense sorolls ajuda a estar concentrat i a facilitar la comunicació. En el SC Trade Center oferim sales de reunions que es poden reservar per dies o hores determinades, equipades amb tot el necessari i amb l’atenció del nostre equip per a qualsevol necessitat o imprevist.
5. Utilitza eines visuals o col·laboratives
Fer servir una pantalla per compartir documents, una pissarra blanca o aplicacions com Miro o Notion pot fer que les idees flueixin millor i que tothom segueixi el fil.
6. Assigna tasques i redacta un resum
Les reunions han d’acabar amb un pla d’acció concret: qui fa que i per a quan. Enviar un resum curtet per correu de les persones de l’equip que han format part de la reunió, reforça el compromís i evita malentesos.
7. No oblidis el factor humà
Una reunió pot ser formal, però també agradable. Oferir un cafè, començar amb un somriure o fer una pausa breu quan cal, pot millorar molt l’ambient i, per tant, els resultats.
8. Fes una valoració posterior
Cada equip és diferent. Dedica uns minuts, un cop al mes, a revisar si les reunions que s’estan fent estan funcionant: revisa si són fan massa llargues, si són útils, si són productives i si es podria millorar alguna cosa.
Si vols fer les teves reunions en un entorn professional i acollidor, en el SC Trade Center oferim sales de reunions per dies i hores a Sant Cugat i Rubí, amb tots els serveis necessaris inclosos, suport personalitzat i un ambient ideal per a què les teves reunions d’equip, trobades amb clients, entrevistes o formacions, siguin tot un èxit. Podràs reservar només pel temps que necessitis, amb total flexibilitat.
