L’arribada de l’estiu és un moment estratègic per a la majoria de les empreses, independentment del sector al qual es dediquen. És l’època en què es tanquen projectes, es fan balanços, es presenten resultats i, sobretot, es busca reforçar els vincles entre equips, clients i col·laboradors abans de la pausa estival.
Juny i juliol són els mesos preferits per organitzar esdeveniment corporatiu, encara que també són setmanes intenses. Les agendes estan plenes, els terminis s’acumulen i qualsevol imprevist pot convertir l’organització en una cursa contra rellotge. La bona notícia? Amb una mica de planificació i les eines adequades, és possible organitzar un esdeveniment professional sense estressar-se i aconseguir que sigui tot un èxit.
Defineix l’objectiu abans de començar
Abans de reservar una sala o enviar les invitacions pertinents, ens hem de preguntar: Què volem aconseguir amb l’esdeveniment? Ja que no és el mateix una jornada de formació que una presentació de producte, una trobada de networking o una reunió estratègica d’equip. Per això, tenir clar l’objectiu ajudarà a prendre decisions sobre:
- El format de l’esdeveniment
- El nombre d’assistents
- La durada
- Les necessitats tècniques
- L’espai més adequat
Quan aquesta fase està ben definida, la resta del procés és molt més àgil. Llavors arriba el moment per reserva l’espai. Un dels errors més habituals és deixar la reserva de l’espai per a l’últim moment i s’ha de tenir en compte que durant les setmanes prèvies a les vacances, moltes empreses aprofiten per organitzar reunions anuals, formacions internes, actes de networking, presentacions comercials i esdeveniments de tancament de semestre. Per la qual cosa acostuma a existir gran demanda.
Escollir un espai ben equipat i professional permet centrar-se en el contingut i no en la logística. La connectivitat, la climatització, l’equip audiovisual o la disposició del mobiliari marquen la diferència entre una experiència fluida i una jornada plena d’incidències.
Fes una llista de tasques realista
Quan s’acosta l’estiu, la sensació que “encara hi ha temps” és habitual. Però la realitat és que les setmanes passen molt de pressa i una bona pràctica és dividir l’organització en petites fases:
Entre tres i quatre setmanes abans
- Definir objectius
- Reservar espai
- Confirmar assistents principals
Dues setmanes abans
- Preparar presentacions
- Validar materials
- Coordinar proveïdors
Una setmana abans
- Confirmar assistència
- Revisar equips tècnics
- Compartir informació logística
24 hores abans
- Verificar l’ordre del dia
- Comprovar documentació
- Revisar horaris
No subestimis la tecnologia
Un projector que no funciona, un ordinador incompatible, una connexió deficient… són problemes més freqüents del que sembla i acostumen a aparèixer en el pitjor moment. Per això, és recomanable disposar d’un espai que ja compti amb:
- Pantalla o projector
- Connexió Wi-Fi estable
- Equip audiovisual
- Suport tècnic
- Diferents configuracions de sala
Pensa en l’experiència dels assistents
Els participants recordaran molt més l’experiència global que no una diapositiva concreta. Aspectes com la comoditat de les cadires, la llum natural, la temperatura de la sala, la facilitat d’accés i disposar d’aigua o cafè, influeixen en la percepció de l’esdeveniment. Un entorn agradable afavoreix la participació, la concentració i les converses de valor.
Deixa espai per al networking
Les millors idees no apareixen durant la ponència principal, sinó durant les pauses. Tenint en compte aquest factor és interessant reservar moments perquè els assistents puguin conversar, compartir experiències i generar noves connexions. Aquestes interaccions són molt valuoses en esdeveniments corporatius, formacions i jornades sectorials.
L’èxit està en els detalls
Organitzar un esdeveniment corporatiu abans de vacances no ha de ser sinònim d’estrès. Quan es disposa d’una bona planificació i d’un espai preparat per acollir reunions, presentacions, formacions o esdeveniments empresarials, el procés és molt més senzill.
En el SC Trade Center, amb seus a Sant Cugat i Rubí, disposem de sales adaptables per a reunions, formacions, presentacions i esdeveniments corporatius, equipades amb tots els serveis necessaris perquè les empreses puguin centrar-se en allò que realment importa: crear una experiència professional, útil i memorable. Ara és el moment ideal per reservar l’espai i assegurar-te que tot estigui a punt abans de l’estiu.
