La llegada del verano es un momento estratégico para la mayoría de las empresas, independientemente del sector al cual se dedican. Es la época en que se cierran proyectos, se hace balance, se presentan resultados y, sobre todo, se busca reforzar los vínculos entre equipos, clientes y colaboradores antes de la pausa estival.
Junio y julio son los meses preferidos para organizar acontecimientos corporativos, aunque también son semanas intensas. Las agendas están llenas, los plazos se acumulan y cualquier imprevisto puede convertir la organización en una carrera contra reloj. ¿La buena noticia? Con un poco de planificación y las herramientas adecuadas, es posible organizar un acontecimiento profesional sin estresarse y conseguir que sea todo un éxito.
Define el objetivo antes de empezar
Antes de reservar una sala o enviar las invitaciones pertinentes, nos tenemos que preguntar: ¿Qué queremos conseguir con el evento? Puesto que no es lo mismo una jornada de formación que una presentación de producto, un encuentro de networking o una reunión estratégica de equipo. Por eso, tener claro el objetivo ayudará a tomar decisiones sobre:
- El formato del evento
- El número de asistentes
- La duración
- Las necesidades técnicas
- El espacio más adecuado
Cuando esta fase está bien definida, el resto del proceso es mucho más ágil. Entonces llega el momento para reservar el espacio. Uno de los errores más habituales es dejar la reserva del espacio para el ultimo momento y se tiene que tener en cuenta que durante las semanas previas a las vacaciones, muchas empresas aprovechan para organizar reuniones anuales, formaciones internas, actos de networking, presentaciones comerciales y acontecimientos de cierre de semestre. Por lo cual, acostumbra a existir gran demanda.
Escoger un espacio muy equipado y profesional permite centrarse en el contenido y no en la logística. La conectividad o la disposición del mobiliario marcan la diferencia entre una experiencia fluida y una jornada llena de incidencias.
Haz una lista de tareas realista.
Cuando se acerca el verano, la sensación que “todavía hay tiempo” es habitual. Pero la realidad es que las semanas pasan muy deprisa y una buena práctica es dividir la organización en pequeñas fases:
Entre tres y cuatro semanas antes
- Definir objetivos
- Reservar espacio
- Confirmar asistentes principales,
Dos semanas antes
- Preparar presentaciones
- Validar materiales
- Coordinar proveedores
Una semana antes
- Confirmar asistencia
- Revisar equipos técnicos
- Compartir información logística
24 horas antes
- Verificar el orden del día
- Comprobar documentación
- Revisar horarios
No subestimes la tecnología
Un proyector que no funciona, un ordenador incompatible, una conexión deficiente…son problemas más frecuentes de lo que parece y acostumbran a aparecer en el peor momento. Por eso, es recomendable disponer de un espacio que ya cuenta con:
- Pantalla o proyector
- Conexión Wi-Fi estable
- Equipo audiovisual
- Apoyo técnico
- Diferentes configuraciones de sala
Piensa en la experiencia de los asistentes.
Los participantes recordarán mucho más la experiencia global que no una diapositiva concreta. Aspectos como la comodidad de las sillas, la luz natural, la temperatura de la sala, la facilidad de acceso y disponer de agua o café, influyen en la percepción del acontecimiento. Un entorno agradable favorece la participación, la concentración y las conversaciones de valor.
Deja espacio para el networking.
Las mejores ideas no aparecen durante la ponencia principal, sino durante las pausas. Teniendo en cuenta este factor, es interesante reservar momentos para que los asistentes puedan conversar, compartir experiencias y generar nuevas conexiones. Estas interacciones son muy valiosas en acontecimientos corporativos, formaciones y jornadas sectoriales.
El éxito está en los detalles.
Organizar un acontecimiento corporativo antes de vacaciones no tiene que ser sinónimo de estrés. Cuando se dispone de una buena planificación y de un espacio preparado para acoger reuniones, presentaciones, formaciones o acontecimientos empresariales, el proceso es mucho más sencillo.
En el SC Trade Center, son sede en Sant Cugat y Rubí, disponemos de salas adaptables para reuniones, formaciones, presentaciones y eventos corporativos, equipadas con todos los servicios necesarios para que las empresas puedan centrarse en aquello que realmente importa: crear una experiencia profesional, útil y memorable. Ahora es el momento ideal para reservar el espacio y asegurarte que todo esté a punto antes del verano.
