Las reuniones forman parte del día a día para cualquier empresa, sea del sector o la actividad que sea. De reuniones hay de muy productivas, pero, a veces, hay otras en las que te invade una sensación de improductividad o pérdida de tiempo. No se ha llegado a ningún acuerdo, había tanta gente que las intervenciones eran pocas o demasiadas o se ha alargado innecesariamente.
Aprender a hacer reuniones productivas, y, a la vez agradables, es clave para mejorar la gestión del tiempo, tomar buenas decisiones y mantener motivado al equipo. Existen trucos para que las reuniones sean así y desde el SC Trade Center te revelamos técnicas y consejos prácticos para hacer reuniones eficientes, útiles y más agradables, tanto si las haces en tu oficina, en una sala de reuniones externa o en formato híbrido.
1. Define un objetivo claro antes de empezar.
Cada reunión debe tener un objetivo concreto: informar, decidir, debatir, asignar tareas. Si no queda claro el “para que”, la reunión difícilmente será efectiva. Anotar en la convocatoria el orden del día de la reunión y que tiene que llevar cada uno, esto ayuda a todo el mundo a venir preparado y enfocado.
2. Invita solamente a las personas necesarias.
Demasiados participantes pueden hacer perder el tiempo, generar dispersión y poca intervención en los temas a tratar. Limita la reunión a las personas imprescindibles para el asunto a tratar. Las otras pueden recibir un resumen posterior.
3. Controla el tiempo
Empieza puntual y pon un limite de tiempo realista. Las reuniones de 20 o 30 minutos son mucho más efectivas que las de una hora. Y si puedes resolverlo con un correo electrónico o una llamada rápida, todavía será mucho mejor.
4. Crea un entorno agradable y cómodo.
El ambiento donde se hace la reunión influye directamente en su calidad. Una sala de reuniones limpia, luminosa, con buena conexión wifi, climatización y sin ruidos ayuda a estar concentrado y facilita la comunicación. En el SC Trade Center ofrecemos salas de reuniones que se pueden reservar por dias u horas determinadas, equipadas con todo lo necesario y con la atención de nuestro equipo para cualquier necesidad o imprevisto.
5. Utiliza herramientas visuales o colaborativas.
Utilizar una pantalla para compartir documentos, una pizarra blanca o aplicaciones como Miro o Notion puede hacer que las ideas fluyan mejor y que todo el mundo siga el hilo.
6. Asigna tareas y redacta un resumen
Las reuniones tienen que acabar con un plan de acción concreto: quién hace que y para cuando. Enviar un resumen corto por correo a las personas del equipo que han formado parte de la reunión, refuerza el compromiso y evita malentendidos.
7. No olvides el factor humano
Una reunión puede ser formal, pero también agradable. Ofrecer un café, empezar con una sonrisa o hacer una pausa breve cuando hace falta, puede mejorar mucho el ambiente y, por lo tanto, los resultados.
8. Haz una valoración posterior
Cada equipo es diferente. Dedica unos minutos, una vez al mes, a revisar si las reuniones que se están haciendo están funcionando: revisa si son demasiado largas, si son útiles, si son productivas y si se podrían mejorar.
Si quieres hacer tus reuniones en un entorno profesional y acogedor, en el SC Trade Center ofrecemos salas de reuniones por dias y horas en Sant Cugat y Rubí, con todos los servicios necesarios incluidos, apoyo personalizado y un ambiente ideal para que tus reuniones de equipo, encuentros con clientes, entrevistas o formaciones, sean todo un éxito. Podrás reservar el tiempo que necesites, con total flexibilidad.
